员工外发邮件如何监控？（如何有效的进行邮件

随着互联网的普及和电子邮件的广泛应用，越来越多的公司和组织开始关注员工的外发邮件，以确保信息安全和保护公司利益。监控员工的外发邮件可以帮助公司防止数据泄露、保护商业机密和监督员工的工作表现。本文将介绍一些常见的方法和步骤，帮助公司有效地监控员工的外发邮件。

制定明确的政策和规定
在开始监控员工的外发邮件之前，公司应该制定明确的政策和规定，明确告知员工他们的邮件可能会被监控。这样可以避免法律纠纷和员工不满。政策和规定应该包括监控的目的、范围、方式和频率等内容。

使用专业的监控软件
为了监控员工的外发邮件，公司可以使用专业的监控软件例如：安秉网盾系统、N-Mail系统。这些软件可以帮助公司实时监控员工的邮件内容、附件和收件人等信息。一些监控软件还可以记录邮件的发送时间、接收时间和大小等详细信息。

设置邮件过滤器
公司可以设置邮件过滤器来筛选和监控员工的外发邮件。邮件过滤器可以根据关键词、附件类型、收件人等条件来过滤和监控邮件。一旦有符合条件的邮件被发送，系统就会自动触发警报或通知管理员。

监控邮件服务器日志
邮件服务器日志记录了所有进出服务器的邮件信息，包括发送者、接收者、主题、时间等。管理员可以定期检查邮件服务器日志，以了解员工的邮件活动。这种方法可以帮助公司发现异常行为和及时采取措施。

进行定期的安全审计
定期的安全审计可以帮助公司评估邮件安全措施的有效性，并发现潜在的安全漏洞。公司可以聘请专业的安全团队进行安全审计，检查邮件系统的配置、权限设置和安全策略等。

培训员工
除了监控外发邮件，公司还应该培训员工有关信息安全和邮件使用的知识。员工应该了解公司的邮件政策和规定，并知道如何正确使用邮件系统。培训可以帮助员工提高信息安全意识，减少不当行为和错误操作。

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• 透明加密策略

  透明加密：在文件创建或编辑过程中自动强制加密，对用户操 作习惯没有任何影响，不需手动输入密码。当文件通过非正常 渠道流至外部，打开时会出现乱码或无法打开，并且始终处于 加密状态。加密过程在操作系统内核完成，保证了加密的高效 性。
  半透明加密：用户可以打开加密文件，新建的文件不加密。

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• 解密在线审批

  解密外发：当与外部交流，需要解密文件，员工可以通过申请 解密文件，管理人员受到申请信息，根据收到申请解密文件， 决定是否通过审批。可以设置多人审批，分级审批等流程。
  防泄密外发：当员工外发重要文件时，可以向管理员申请外发 ，同时可以设置外发出去的文件的打开次数，打开时间，是否 可以打印、截屏等操作。可以设置多人审批，分级审批等流程。

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• 文件外发设置

  外发文件时，申请者可以设置外发文件的使用权限，包括外发出去的文件的打开次数，打开时间等信息，过期自动销毁！

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• 文件密级设置

  通过划分安全区域、设置文档密级，建立分部门分级别的保密机制
  文件密级管理：根据保密制度和策略，通过部门、密级、文档类型的相关联， 细化到各部门加密的不同文件类型，划分“公开”、“普通”、“私密”、“保密”、“机密”、“绝密”六个等级。 每个部门有单独的权限，不同部门之间默认不可互相访问，可以根据需求进行一些必要的设置和授权。

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• 剪切板加密

  透明加密：在文件创建或编辑过程中自动强制加密，对用户操 作习惯没有任何影响，不需手动输入密码。当文件通过非正常 渠道流至外部，打开时会出现乱码或无法打开，并且始终处于 加密状态。加密过程在操作系统内核完成，保证了加密的高效 性。 半透明加密：用户可以打开加密文件，新建的文件不加密。

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• 邮件白名单

  发件人白名单：管理员可以设置发件人白名单，白名单中的发件人发出的邮件中的附件会自动解密。
  收件人白名单：管理员可以设置收件人白名单，白名单中的收件人收到的邮件中的附件会自动解密。

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• 离线电脑设置

  离线用户管理(长期)： 若员工不能够与企业内网中的服务器相连，可以利用单机客户端的方式。
  离线用户管理(短期)：若员工临时出差在外，可以通过离线策略对其进行管理。设置员工离线的时间，比如72小时，当计算机离线大于72小时后，所有加密文件将不能打开。

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• 加解密网关

  安全网关对访问服务器的计算机进行严格的身份验证，防止未授权的用户和进程访问服务器获取机密数据。 通过上传解密、下载加密及通讯加密，实现对加密文档上传、下载与传输过程中的全面防护，防止机密数据被窃取。

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• 加密文件备份

  审批日志备份：系统会记录所有申请解密操作、外发操作、审批操作。同时将把所有相关操作的源文件备份到服务器上。
  加密文件备份：所有加密的文件，定时备份到服务器上，已经备份过的，没有修改过，不备份。加密文件修改过，会自动备份到服务器上，同一个文件，每天只备份一个版本。