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Office作为武汉企业核心的生产力工具,承载着大量企业的工作数据和信息。核心数据,研究成果,数据报表等重要资料大多以word、Excel、PDF等格式保存,其安全性对企业来说至关重要。
武汉企业如何实现office文档加密的?这三种方式
Office作为武汉企业核心的生产力工具,承载着大量企业的工作数据和信息。核心数据,研究成果,数据报表等重要资料大多以word、Excel、PDF等格式保存,其安全性对企业来说至关重要。可以通过以下三种方式轻松实现Office文档的文件加密,来确保企业数据的安全性和保密性:
一、使用Office内置的文件加密功能
1. 使用Office内置的文件加密功能,
2. 在菜单栏,找到并点击”文件”选项,
3. 在弹出的界面,选择”信息”或”保护文档”选项,
4. 点击“保护文档”按钮,并选择“用密码进行文件加密”,
5. 在弹出的对话框中,输入一个强密码,并确认。
6. 保存文档,此时文档已经被文件加密。
二、采用云存储服务中的文件加密功能
1. 将需要文件加密的Office文档上传到云存储服务中,
2. 在云存储服务的设置中,找到并启用文档文件加密功能,
3. 设置文件加密密码或选择其他文件加密方式,
4. 确保只有授权用户才能访问和下载文件加密后的文档。
三、利用专业的文件加密软件
1. 选择一款可靠的、与Office兼容的文件加密软件,例如安秉网盾文件加密软件
2. 安装并运行该软件,按照提示进行操作
3. 将需要文件加密的Office文档添加到软件中,或设置软件自动监控特定文件夹中的文档。
4. 设置文件加密密码和相关的文件加密选项。
5. 完成文件加密过程,确保文件加密后的文档只能在授权环境中打开和编辑。
无论采用哪种方式,武汉企业都应确保文件加密密码的复杂性和安全性,避免使用过于简单或容易被猜到的密码。同时,定期更新和维护文件加密软件或云存储服务,以确保文件加密系统的有效性和安全性。
以上是关于”武汉企业Office文件如何文件加密”的技巧分享了,通过这些方式武汉企业可以轻松地实现Office文档的文件加密,保护企业核心数据的安全和保密性,为企业的稳健发展提供有力保障。
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  • 透明加密策略

    透明加密:在文件创建或编辑过程中自动强制加密,对用户操 作习惯没有任何影响,不需手动输入密码。当文件通过非正常 渠道流至外部,打开时会出现乱码或无法打开,并且始终处于 加密状态。加密过程在操作系统内核完成,保证了加密的高效 性。
    半透明加密:用户可以打开加密文件,新建的文件不加密。

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  • 解密在线审批

    解密外发:当与外部交流,需要解密文件,员工可以通过申请 解密文件,管理人员受到申请信息,根据收到申请解密文件, 决定是否通过审批。可以设置多人审批,分级审批等流程。
    防泄密外发:当员工外发重要文件时,可以向管理员申请外发 ,同时可以设置外发出去的文件的打开次数,打开时间,是否 可以打印、截屏等操作。可以设置多人审批,分级审批等流程。

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  • 文件外发设置

    外发文件时,申请者可以设置外发文件的使用权限,包括外发出去的文件的打开次数,打开时间等信息,过期自动销毁!

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  • 文件密级设置

    通过划分安全区域、设置文档密级,建立分部门分级别的保密机制
    文件密级管理:根据保密制度和策略,通过部门、密级、文档类型的相关联, 细化到各部门加密的不同文件类型,划分“公开”、“普通”、“私密”、“保密”、“机密”、“绝密”六个等级。 每个部门有单独的权限,不同部门之间默认不可互相访问,可以根据需求进行一些必要的设置和授权。

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  • 剪切板加密

    透明加密:在文件创建或编辑过程中自动强制加密,对用户操 作习惯没有任何影响,不需手动输入密码。当文件通过非正常 渠道流至外部,打开时会出现乱码或无法打开,并且始终处于 加密状态。加密过程在操作系统内核完成,保证了加密的高效 性。 半透明加密:用户可以打开加密文件,新建的文件不加密。

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  • 邮件白名单

    发件人白名单:管理员可以设置发件人白名单,白名单中的发件人发出的邮件中的附件会自动解密。
    收件人白名单:管理员可以设置收件人白名单,白名单中的收件人收到的邮件中的附件会自动解密。

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  • 离线电脑设置

    离线用户管理(长期): 若员工不能够与企业内网中的服务器相连,可以利用单机客户端的方式。
    离线用户管理(短期):若员工临时出差在外,可以通过离线策略对其进行管理。设置员工离线的时间,比如72小时,当计算机离线大于72小时后,所有加密文件将不能打开。

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  • 加解密网关

    安全网关对访问服务器的计算机进行严格的身份验证,防止未授权的用户和进程访问服务器获取机密数据。 通过上传解密、下载加密及通讯加密,实现对加密文档上传、下载与传输过程中的全面防护,防止机密数据被窃取。

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  • 加密文件备份

    审批日志备份:系统会记录所有申请解密操作、外发操作、审批操作。同时将把所有相关操作的源文件备份到服务器上。
    加密文件备份:所有加密的文件,定时备份到服务器上,已经备份过的,没有修改过,不备份。加密文件修改过,会自动备份到服务器上,同一个文件,每天只备份一个版本。

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