文件外发软件于公司文档安全外发的重要性

信息化时代，程序员用一行行代码来让我们的生活充满人工智能，人们正在试图用软件支配一切。在企业的运营、管理、生产等各个环节中，计算机扮演着不可替代的角色，同样也贮存着各种重要的数据资料，且现代企业对外合作日益增多，越来越频繁的文件数据交换场景，在实际应用中存在诸多问题。

禁止文件外发是不可行的，严重影响业务开展。那么，如何保障公司外发文件的安全性、管控公司文档外发的流向，又不影响员工的任何行为习惯？面对这些问题，企业要如何解决呢？

企业日常工作中，涉密文件保密管理可谓“老生常谈”。但我们往往容易忽视，涉密文件保密管理并非个体所能独立完成，在整个文件运转过程中，存在多名经手人，一人发生疏忽，则整个安全屏障即被打破。

外发的文件若处于不受控状态，本该为公司带来利润的合作伙伴或许就将演变成企业机密泄露甚至是企业溃败的恶敌!



安秉网盾（anbingsoft.com）认为：对外交流过程中，文档的自身安全应该受到重视，我们可以在文档上加一把锁，授权文档的使用人和操作权限，来让文档、图纸等数据不被非法打开、传播、拷贝、打印、修改等，同时可对文档流转进行监控与记录，以追溯泄密源。

安秉网盾（anbingsoft.com）文档安全分发解决方案，是一个简单高效的私有云文档可控安全分发系统，它既是一个文档云存储平台，也是一个文档权限控制分发管理平台。文档安全分发集透明文件加密、虚拟隔离、权限控制、文档使用跟踪、多平台多终端阅读等多项技术和功能于一体。



安秉网盾（anbingsoft.com）文件外发软件对临时分发的文档安全保护要求不高的场景，使用在线临时安全外链分享的方式进行流转分发。发送的外链在线文档可以限定时间、次数、限制打印、复制、绑定设备、绑定微信等。

特殊终端计算机可安装文件加密客户端，实现对安装文件加密客户端的计算机，其生成的文档自动文件加密，文件加密策略可设置：打开文件加密、修改文件加密、智能文件加密和不文件加密等。

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• 透明加密策略

  透明加密：在文件创建或编辑过程中自动强制加密，对用户操 作习惯没有任何影响，不需手动输入密码。当文件通过非正常 渠道流至外部，打开时会出现乱码或无法打开，并且始终处于 加密状态。加密过程在操作系统内核完成，保证了加密的高效 性。
  半透明加密：用户可以打开加密文件，新建的文件不加密。

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• 解密在线审批

  解密外发：当与外部交流，需要解密文件，员工可以通过申请 解密文件，管理人员受到申请信息，根据收到申请解密文件， 决定是否通过审批。可以设置多人审批，分级审批等流程。
  防泄密外发：当员工外发重要文件时，可以向管理员申请外发 ，同时可以设置外发出去的文件的打开次数，打开时间，是否 可以打印、截屏等操作。可以设置多人审批，分级审批等流程。

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• 文件外发设置

  外发文件时，申请者可以设置外发文件的使用权限，包括外发出去的文件的打开次数，打开时间等信息，过期自动销毁！

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• 文件密级设置

  通过划分安全区域、设置文档密级，建立分部门分级别的保密机制
  文件密级管理：根据保密制度和策略，通过部门、密级、文档类型的相关联， 细化到各部门加密的不同文件类型，划分“公开”、“普通”、“私密”、“保密”、“机密”、“绝密”六个等级。 每个部门有单独的权限，不同部门之间默认不可互相访问，可以根据需求进行一些必要的设置和授权。

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• 剪切板加密

  透明加密：在文件创建或编辑过程中自动强制加密，对用户操 作习惯没有任何影响，不需手动输入密码。当文件通过非正常 渠道流至外部，打开时会出现乱码或无法打开，并且始终处于 加密状态。加密过程在操作系统内核完成，保证了加密的高效 性。 半透明加密：用户可以打开加密文件，新建的文件不加密。

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• 邮件白名单

  发件人白名单：管理员可以设置发件人白名单，白名单中的发件人发出的邮件中的附件会自动解密。
  收件人白名单：管理员可以设置收件人白名单，白名单中的收件人收到的邮件中的附件会自动解密。

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• 离线电脑设置

  离线用户管理(长期)： 若员工不能够与企业内网中的服务器相连，可以利用单机客户端的方式。
  离线用户管理(短期)：若员工临时出差在外，可以通过离线策略对其进行管理。设置员工离线的时间，比如72小时，当计算机离线大于72小时后，所有加密文件将不能打开。

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• 加解密网关

  安全网关对访问服务器的计算机进行严格的身份验证，防止未授权的用户和进程访问服务器获取机密数据。 通过上传解密、下载加密及通讯加密，实现对加密文档上传、下载与传输过程中的全面防护，防止机密数据被窃取。

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• 加密文件备份

  审批日志备份：系统会记录所有申请解密操作、外发操作、审批操作。同时将把所有相关操作的源文件备份到服务器上。
  加密文件备份：所有加密的文件，定时备份到服务器上，已经备份过的，没有修改过，不备份。加密文件修改过，会自动备份到服务器上，同一个文件，每天只备份一个版本。